О выпуске комплекта типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Фирма "1С" извещает пользователей и партнеров о выпуске 28.09.2012 нового продукта:

Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" (далее – "Комплект документов") представляет собой методику построения делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Комплект документов ориентирован на организации, деятельность которых частично или полностью отвечает следующим параметрам:

• высокая степень внешнего регулирования;
• разветвленная организационная структура;
• сложное взаимодействие подразделений;
• значительный объем документов, в том числе договорной документации;
• задача пройти сертификацию системы менеджмента качества СМК;
• численность персонала – от 60 человек.

Комплект документов ориентирован на действующее на сегодняшний день регулирование сферы документационного обеспечения управления, включая как общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства, так и международный стандарт управления документацией ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

Издание рассчитано на документоведов-организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов и консультантов в области нормативной методологии (регламентации бизнес-процессов, стандартизации документов), специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению "1С:Документооборот 8 КОРП".

Назначение продукта

Внедрение комплекта методических материалов предваряет автоматизацию делопроизводства и документооборота.

Перед тем как приступить к автоматизации, необходимо организовать делопроизводственные процессы, наметить планы их развития, а также формализовать текущую деятельность организации, то есть регламентировать ее основные бизнес-процессы.

Методика, поставляемая в комплекте документов, решает эти задачи и позволяет избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота – автоматизации неформализованных процессов. В этом случае автоматизация делопроизводства и документооборота не является эффективной.

Преимущества использования комплекта документов

• Позволяет в сжатые сроки организовать делопроизводство и документооборот без привлечения внешних консультантов.
• Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборот 8 КОРП" и позволяет перенести все процессы работы с документами в программу.
• Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
• Нормативные документы составлены таким образом, что, при необходимости, можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
• Не требует специальной квалификации сотрудников организации, которые отвечают за работу с документами. Нормативные документы могут быть внедрены с минимальными доработками (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включения ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаления комментариев).
• Отвечает потребностям современного бизнеса, т.к. содержит не только методику традиционного делопроизводства, но и формирует единую автоматизированную информационную среду организации.
• Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
• Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
• Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
• Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
• Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
• Послужит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

Таким образом, использование продукта повышает эффективность автоматизации и окупает внедрение электронного документооборота за счет:

• сокращения сроков подготовки качественной документации, включая трудоемкий во всех организациях процесс согласования документов;
• сокращения сроков поиска нужной информации;
• сокращения трудоемкости выполнения типовых операций;
• принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой;
• повышения исполнительской дисциплины;
• оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации;
• снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и, как следствие, сокращение числа ошибок и случаев пропажи документов.

Состав продукта

Издание включает печатный комплект нормативных документов, диск (CD-ROM) с готовыми к использованию документами и демонстрационную информационную базу.

Комплект документов включает материалы по организации деятельности службы документационного обеспечения управления и организации работы с различными системами документации. В комплект документов входит:

• положение о службе документационного обеспечения управления;
• должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов);
• положение о делопроизводстве и документообороте;
• положение о работе с договорной документацией;
• положение о работе с регламентной документацией;
• положение о работе с организационно-распорядительной документацией.

Демонстрационная информационная база (демо-база) представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на основе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Демо-база отражает применение комплекта документов для организации документооборота и делопроизводства в инвестиционно-строительном холдинге "Меркурий", основными направлениями деятельности которого являются:

• инвестирование в строительство жилых и нежилых объектов;
• управление инвестиционными проектами;
• управление строительством, консалтинг;
• генеральное проектирование, исполнение функций заказчика, генерального подрядчика;
• комплексная техническая эксплуатация и коммерческое управление объектами жилой и нежилой недвижимости.

В демо-базе можно проследить все рекомендованные данной методикой этапы работы с различными видами документов. Показана работа с документами в рамках проекта, организации мероприятия (заседание коллегиального органа) и отдельных процессов.

Демо-база содержит настроенные шаблоны бизнес-процессов и примеры использования этих шаблонов на основе конкретных видов документов, рекомендованных к использованию. К таким документам относятся все договоры, заведенные в базу, Определение проекта "Строительство полнофункционального Контакт-центра", Стандарты качества обслуживания в Контакт-центре, а также все виды заявок, актов и приказов, размещенных в демо-базе.

Предложенная в демо-базе структура папок раздела "Документы и файлы" справочника "Внутренние документы" выстроена по видам документов и рекомендована для организации поиска и хранения внутренней документации. Структура папок совпадает с описанием состава документов организации в Положении о делопроизводстве и документообороте.

Заполнена номенклатура дел. Например, подписанные договоры хранятся в бухгалтерии в папке соответствующего вида договора.

Настройки и содержание демо-базы применимы в качестве основы при внедрении программы.

Демо-база может использоваться:

• для демонстрации методики специалистам организации;
• для самостоятельного изучения методики специалистами организации;
• для создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.

Порядок продаж

Для приобретения данного продукта можно обращаться к партнерам-франчайзи фирмы "1С" (список франчайзи см. http://www.1c.ru/rus/partners/franch-citylist.jsp), а также в фирму "1С".